Mi historia con las agendas ha sido muy larga. Desde antes de salir de secundaria ya acostumbraba usar una para administrar mis tareas. En ese entonces me ayudaba a estar al día con mis tareas escolares y las fechas de exámenes. Por un tiempo intenté utilizar una agenda electrónica, pero volví al papel cuando descontinuaron mi Palm (Ya sé de lo más geek del mundo >.<). Siempre he encontrado una gran utilidad en llevar un registro escrito de mis actividades y he utilizado modelos de todo tipo, desde agendas de personajes de ficción, hasta aquellas totalmente corporativas.
Sin embargo, desde hace al menos 6 años, me he acostumbrado a diseñar mi propia agenda. Encontrar una que cubriera todas mis necesidades se volvió muy complicado en algún momento, así que decidí armar una con aquellas secciones que me eran verdaderamente útiles. Con el tiempo mi agenda se ha ido depurando, quitando aquello que deja de funcionar y agregando nuevas secciones conforme he aprendido a ser más consiente con mis actividades diarias. Por esa misma razón mi agenda siempre es motivo de curiosidad para quien la ve por casualidad, así que hoy quiero compartirte 5 razones por las que me funciona usarla:
–Me permite sacar las ideas de mi cabeza. Tal vez te ha pasado que tienes algún pendiente y no puedes dejar de pensar en ello. Puede que ya no estés en tu horario laboral, pero tu mente sigue tratando de recordarte que tienes mucho por hacer y todas las cosas que tienes sin acabar. Vaciar estas tareas e ideas en el papel te ayuda a dejar de preocuparme por adelantado y centrarte mucho más en aquellas cosas que puedes ejecutar y en el plan de acción, lo cual contribuye en gran medida a disminuir tu estrés y liberar tu mente de horas de pensamientos inútiles te permite aprovechar mejor tu tiempo libre.
–Me evito olvidos. Si bien llevar una agenda no te hace infalible, sí permite disminuir el riesgo de olvidos, pues ya no dependes totalmente de tu memoria. Puedes escribir cosas por adelantado, cómo los pagos, los reportes o las citas recurrentes, lo que te permite tener muy presentes fechas de entregas o eventos importantes que no quieres olvidar.
–Puedo prever mejor. Este punto se encuentra muy relacionado al anterior, pues tener claras las fechas de entrega o las grandes tareas de distintos proyectos te permite también saber las semanas en las que puedes tener más trabajo del acostumbrado, con lo que puedes trasladar tareas no importantes o que tienen más tiempo para su ejecución a los días en que no tengas tanta carga de trabajo. Distribuir tus pendientes es una buena manera de evitar jornadas excesivas de trabajo. Además, puedes tener un mejor control de los recursos o información que requieres para completar cada una de las actividades al saber con antelación tus tiempos de trabajo.
–Soy más eficiente y puedo medir mejor mis resultados. Para mí la clave es la claridad, anotarlo todo y poder desmenuzar tus tareas en pequeños pasos diarios te facilita el avance en los proyectos y te ayuda a concentrarte en las tareas de cada día. También te permite saber cuando realmente estas avanzando o cuando estas arrastrando pendientes por más tiempo del deseable. Tener claridad en lo que tienes que realizar durante el día contribuye a que al final de la jornada puedas saber el grado de avance.
–Mido mejor mi tiempo. Al llevar por escrito las tareas y actividades que realizas puedes revisar cuanto tiempo dedicas a cada cosa y saber que tan realistas son los lapsos que estableces para cada tarea. Por ejemplo, puedes saber si una tarea que asignaste para trabajar en tres días te tomó una semana o si, por el contrario, te tomó menos tiempo del previsto. Con ello puedes ser más objetivo respecto a tu ritmo de trabajo y lo que te implica cada una de las tareas.
Sin duda una agenda en sí misma no es una panacea y depende mucho de tu capacidad de mantenerla actualizada. Hay muchas estrategias para llevar una agenda y no a todas las personas les funciona por igual. Hay quien prefiere aplicaciones digitales o incluso un modelo de Bullet journal basado en listas. Sin embargo, llevar una agenda para mí ha sido siempre una herramienta para administrar mi tiempo y mis tareas. Lo recomiendo como una buena forma de mejorar tu administración personal.
Gracias por leerme, hasta la próxima semana en el último artículo del año
¡Felices fiestas!