Estamos a un día del último mes de año y cómo es de esperarse casi todas las empresas están en pleno proceso de cierre y por supuesto planeando el siguiente año. Siempre me impresiona la cantidad de cosas que se suman a la lista de tareas durante estas fechas y de alguna manera hay veinte actividades que se tienen que terminar lo antes posible. Lo interesante es que al iniciar la cuenta regresiva para el fin de año surgen todos aquellos proyectos que se fueron quedando en el camino y repentinamente queremos terminarlos todos. La lista de propósitos de año nuevo reaparece de abajo de la alfombra y podemos descubrir que tan bien nos fue con ellos.
Lo curioso es que la falta de palomitas en el checklist no siempre se debe a que ignoremos lo que tenemos que hacer, a veces tiene más que ver con postergar y, sobre todo, con cómo gestionamos nuestros objetivos o metas y si estos se quedan sólo en ideas o se convierten en verdaderos proyectos.
Pero, antes que nada, ¿qué es un proyecto? En términos simples, un proyecto es un trabajo que se ejecuta una sola vez, siguiendo una serie de pasos, para generar un resultado (que puede ser una meta, un producto o un servicio, por ejemplo). Hay tres elementos cruciales en un proyecto: implica un esfuerzo, es temporal y único. Es decir, ningún proyecto se repite de la misma forma, aun cuando el objetivo final sea muy similar, sólo hay un proyecto para cada cosa. Podemos tener más versiones del producto final, pero cada una será un proyecto diferente.
Se pueden tener proyectos de todo tipo, como personales o profesionales, lo importante es que si una meta o un objetivo no se constituye en un proyecto específico, las posibilidades de que se realice disminuyen. Establecer un proyecto nos ayuda a administrar esfuerzos, recursos, metas mas pequeñas, los resultados y el tiempo que invertimos en ellos.
Entonces, ¿qué es la administración de proyectos? Se puede entender como la conjunción de todos los recursos y actores alrededor de un proyecto, incluyendo los conocimientos, las habilidades, herramientas y técnicas para realizar un proyecto de manera efectiva y eficiente. La administración de proyectos va más allá de la planeación operativa, pues establece una ruta clara para alcanzar el objetivo, manteniendo la visión global del proceso y agregando valor a las partes que intervienen en este. Pone en marcha el engranaje alrededor de un objetivo y asegura que funcione de la mejor manera posible.
Para que una administración de proyectos sea exitosa debe tomar en cuenta las restricciones del proyecto, es decir: El alcance, el tiempo, el costo, la calidad, los recursos y las capacidades organizativas. Una buena administración de proyectos nos permite tener claridad durante la ejecución con un enfoque enmarcado por las metas, recursos y planeación de cada actividad. Te ayuda a potencializar el aprendizaje que resulta del proceso, pues es más fácil rescatar los aciertos y errores de la experiencia. Esto contribuye al desarrollo personal (cuando es un proyecto individual) y de los equipos de trabajo (en un proyecto conjunto), y en consecuencia impacta en la calidad de los resultados que se obtienen. Asimismo, te permite tener un mayor control sobre los factores de riesgo y prevenirlos o mitigarlos cuando es posible.
Existen muchas metodologías para la administración de proyectos con mayor o menor grado de complejidad y flexibilidad, por ejemplo, el Diagrama de Gantt, Cuadro de Pert, la Cadena o Ruta Crítica, SCRUM, PMP, etc. Inclusive hay empresas que generan sus propias metodologías internas. También existen muchas plataformas y apps que te pueden ayudar a gestionar un proyecto (Asana es mi preferida). Lo importante es saber escoger la más adecuada para nuestro proyecto y sobre todo tener en cuenta que una administración de proyectos puede facilitarte el desarrollo del mismo y sin duda te evitará muchos dolores de cabeza.
Muchas gracias por leerme, Hasta la próxima semana