Imagina que llegas al trabajo y te encuentras un correo con una serie de instrucciones para el día, de las cuales no tienes ningún contexto. Por ejemplo tu tarea número 1 es “llamar a Joe”, pero tú no sabes quién es, no sabes para qué debes llamarlo, ni siquiera sabes si alguien ya lo ha llamado antes y no sabes dónde está su número telefónico. Evidentemente una instrucción así es difícil de ejecutar, por lo que necesitas responder ese correo y hacer esas preguntas. Lo mismo te sucede con la siguiente tarea, y la siguiente, y la siguiente. ¿Cuánto tiempo crees que te tome completar las tareas? ¿Cuántos correos tendrías que mandar antes de comenzar? ¿Qué sería diferente si contaras con la información completa desde un principio y supieras el objetivo de esas tareas?
En las últimas semanas he intentado de convencer a un líder de proyecto de la urgente necesidad de detenerse a planear. El tema es que el equipo de trabajo ha recibido correos con instrucciones tan inconexas y descontextualizadas como la anterior. El argumento para que existan esos correos es la urgencia de ejecutar cuanto antes, para la dirección no hay tiempo de detenerse a planear pues consideran que no se puede invertir tiempo en detallar el cómo y el qué de lo que se va a realizar, para ellos eso “se irá haciendo en el camino”; sumado a esto las pocas cosas que se han bajado a papel no se comparten con el equipo de trabajo porque “es más importante ponerse a hacer”.
Esta prisa ha generado tales grados de confusión (por no decir descontento) que la ejecución se torna ineficiente, pues lo que se ejecuta son tareas aisladas que no necesariamente suman a lo que se pretende hacer, el equipo se siente totalmente desmotivado y lleno de incertidumbre, con muy poca oportunidad de ser proactivo y sobre todo sin la posibilidad de sumar su talento al proyecto. Planear no es una pérdida de tiempo, aunque para algunos parezca lo contrario, hay que tomar en cuenta que a veces detenerse nos ayuda a tomar impulso, estar constantemente enfocados en lo urgente (o lo que creemos urgente) no nos permite visualizar sueños y metas más grandes y las actividades que se necesitan para alcanzarlos que, sin duda, representarían un mejor uso de nuestro tiempo.
Lo que sucede cuando no planeamos es que no sabemos hacía dónde vamos, en el caso de un equipo de trabajo nadie sabe exactamente que tendría que estar haciendo y por consiguiente que meta está persiguiendo, por lo que, se ven obligados a empezar cada día sin claridad de cuáles son las tareas que tendrán que completar durante su jornada. Al no saber qué objetivo se está buscando no hay forma de saber si se está cumpliendo. Planear nos ayuda a establecer las metas y los pasos a seguir para alcanzarlas, nos ayuda a tener certeza de que aquello que realizamos día con día esté sumando a un propósito definido y en consecuencia que nuestro trabajo agrega valor y nos acerca a la meta.
En un contexto de trabajo planear parece ser muy obvio pero ¿Hacemos lo mismo con nuestros proyectos personales? ¿Cuántas veces has comenzado a hacer algo sin terminar de planearlo? Ciertamente no todo necesita ser planeado, sin embargo, hay proyectos que vale la pena hacer una pausa antes de comenzar a ejecutarlos y escribir con claridad cuál es nuestro plan de acción. Detenerse a planear te ayuda a definir el alcance de lo que estás haciendo, a tener claridad de los pasos que tienes que tomar en el corto y largo plazo para lograr lo que te propones, a saber si aquello que estás pensando hacer es factible y que recursos necesitas, si cuentas con ellos en este momento o si requieres conseguirlos antes.
Personalmente soy una gran fanática de la planeación, hay muchas formas de poner todo en papel y gestionar un proyecto, pero lo que más me gusta del proceso de planear es que te permite tener claridad y convertir un sueño en una meta concreta, acercándote mucho más a ella. Trazar el camino que se necesita seguir da un mayor impulso para comenzar y se convierte en el mapa y la brújula para tus actividades cotidianas. La planeación se puede hacer tan sencilla o tan compleja como se necesite. Puedes utilizar herramientas como apps o plataformas que te ayuden en la administración del proyecto, o algo tan simple como una hoja y un lápiz. Lo importante es tomarse el tiempo para definir las cosas antes de volcarse a la acción, para que cada acción que hagas vinculada al proyecto te acerque más a lograr la visión que construiste. Planear es importante, saber cuando, cómo y con qué detalle planear es el primer paso para lograr un buen resultado. Sobre eso hablaremos en próximas entradas 😉
Muchas gracias por leerme, hasta la próxima semana