Durante muchos años, la capacidad para resolver problemas ha sido una de las habilidades más valoradas en el mundo profesional. Sin embargo, existe un paradigma común que necesitamos cuestionar: la idea de que resolver problemas siempre implica agregar más – más procesos, más recursos, más complejidad. Mi lectura de este mes ha sido un libro llamado Company of one de Paul Jarvis y esta idea es una de las primeras premisas que plantea y me pareció una idea que vale mucho la pena explorar.
Muchas veces cuando queremos resolver un problema en una empresa, un equipo o un proyecto, tendemos a empezar por buscar de qué cosas necesitamos más. Si hace falta más personal, más recursos o más de algo. Este paradigma va a muy de la mano de la idea de que para crecer, como empresa o equipo, se necesita obligadamente de más complejidad. Pero si nos detenemos a pensarlo un poco más, no siempre es así. Al contrario mucha de la verdadera innovación a menudo surge de la simplificación y la optimización de lo que ya existe. Esta es una de las razones por las que me encanta el enfoque de las metodologías ágiles, porque antes de preguntarnos ¿Cómo lo hacemos más complejo? nos preguntamos ¿Cómo lo hacemos más eficiente? y este repensar desde donde resolvemos los problemas puede hacer una gran diferencia en como los afrontamos.
El arte de la simplificación
Algo que he notado trabajando con organizaciones es que cuando nos enfrentamos a un problema, nuestra primera reacción suele ser agregar: más personal, más herramientas, más pasos en el proceso. Y esto surge siempre de la idea de que algo falta, “Estamos saturados porque falta gente” por ejemplo, y aunque a veces puede ser cierto, no siempre es la mejor solución. A veces podemos darnos cuenta que nuestros procesos están duplicados o que hay tres personas haciendo lo mismo desde diferentes áreas, en estos casos no necesitamos más personas, necesitamos hacer menos pero más eficiente. La mentalidad de querer siempre agregar más puede llevarnos a crear sistemas innecesariamente complejos que, en lugar de solucionar el problema, lo amplifican.
La clave está en evaluar de forma muy crítica qué aspectos realmente necesitan escalarse o sumar más y cuáles podrían solo ser más simples. Esto requiere no dar por hecho de que todos los problemas necesitan más y comenzar por cuestionarnos cosas tan simples cómo:
- ¿Este proceso es realmente necesario?
- ¿Podemos lograr el mismo resultado de una manera más eficiente?
- ¿Estamos resolviendo la causa raíz o solo tratando los síntomas?
¿Realmente necesitamos expandirnos?
Hay una anécdota que mi padre suele contar sobre la señora que vendía atole en la esquina. Todos los días la señora hacia una ollita de atole y todos los días se le terminaba temprano y todos los días siempre había un montón de personas dispuestas a comprar que se quedaban sin atole. Cuando la cuestionabas al respecto siempre decía que ella solo necesitaba vender esa ollita de atole.
Estamos muy acostumbrados a asumir que todo debe expandirse y todo debe ser más complejo mientras crece. Asumimos por default que toda organización, proyecto o empresa debe escalar y esta idea está tan arraigada que difícilmente nos cuestionamos al respecto. Sin embargo, si lo pensamos un poco en la naturaleza, en un sistema sano, nada crece indefinidamente, por el contrario todo tiene un límite que el mismo sistema es capaz de regular. Entonces ¿Por qué todo tiene que escalar y complejizarse?
A veces la estructuras más simples son las que mejor funcionan y las que obtienen mejores resultados, esto aplica para equipos, organizaciones y empresas. Cuando nos enfrentamos al reto de resolver un problema vale la pena pensar si nuestras soluciones están agregando complejidad a algo que no lo necesita o si necesitamos ser un poco más creativos y cambiar la perspectiva.
Para resolver problemas de manera efectiva, no siempre necesitamos sumar más elementos. La clave está en simplificar y optimizar lo que ya tenemos. Esta mentalidad nos permite desarrollar soluciones más sostenibles y ágiles que, además de resolver los problemas actuales, pueden ayudarnos a prevenir futuros retos.
Antes de agregar más complejidad a un problema, vale la pena preguntarnos: ¿Podemos optimizar lo que ya existe? ¿Hay algo que podamos simplificar? A veces, la mejor solución está en hacer menos, pero hacerlo de manera más inteligente y eficiente. Y esto aplica no solo para problemas en contextos laborales, también para aquellas cosas que hacemos en el día a día, ¿Hay algo en lo que puedas quitar complejidad y hacer menos?